Servizi in abbonamento il portale ics
Funzioni principali:
- Profilo del cliente ove inserire i dati principali (Logo, riferimenti anagrafici, sedi secondarie, partner, struttura organizzativa, collaborazioni, etc…).
- Procedure e le Policy, volte a documentare la conformità del modus operandi e delle linee guida normative (come ad es. POG, Procedure di conformità ai fini GDPR, Procedure operative, etc…), da personalizzare in ragione delle specificità dei singoli clienti.
- Modulistica, contenente i principali format di modulistica (come ad es. Allegati 3 e 4, Demand & Needs, Informativa Privacy, etc…) eventualmente da personalizzare in ragione delle specificità dei singoli clienti.
- Demand & Needs (sezione disponibile per l’intermediazione assicurativa) con possibilità di produrre e inviare informaticamente (con firma OTP) il set pre-contrattuale dell’intermediario comprensivo di Prospetto D&N, allegato 3, allegato 4, ricevuta firmata della consegna di tali documenti, oltre all’informativa privacy e i relativi consensi firmati.
- GDPR (Privacy) che contiene le tipologie di schede base ai fini della compilazione dei Registri dei trattamenti richiesti dal Regolamento UE 2016/679, sia come Titolare che come Responsabile (per conto dei Titolari del trattamento);
- Registro dei Reclami ove è possibile gestire in maniera strutturata l’iter del reclamo dal ricevimento fino alla risposta, archiviando i relativi documenti e mantenendo evidenza di quanto fatto anche ai fini dell’annuale rendicontazione richiesta dalle Autorità di Controllo.
- Altri Eventi (non conformità, diritto accesso dati, diritto all’oblio, diritto all’opposizione, ….), contenuto nella sezione Reclami, ove è possibile gestire in maniera strutturata sia l’iter delle anomalie di qualità del processo, nonché le attività correlate al trattamento dei diritti degli interessati esercitabili ai sensi degli articoli 15 – 22 del GDPR, archiviando altresì i relativi documenti e mantenendo evidenza di quanto fatto;
- Gestione collaboratori (con relativo archivio documentale) che consente il censimento dei collaboratori e prevede per ciascuno di questi uno spazio strutturato per organizzare la documentazione necessaria relativamente alla gestione degli stessi, ove raccogliere a titolo esemplificativo dall’anagrafica all’accordo contrattuale, dalle certificazioni dei requisiti di onorabilità alla formazione attestante il requisito di professionalità;
- Whistleblowing: per mezzo del quale sarà possibile ricevere e gestire le eventuali segnalazioni nel rispetto delle tutele previste dal D.lgs. 24/2023 - nonché in materia di GDPR - per il soggetto segnalante e per i soggetti coinvolti (la proposta non contempla la nomina del gestore delle segnalazioni) ;
- Help Desk per gestire le richieste/chiarimenti ecc. relativi al funzionamento del portale e poter visionare le FAQ;
- Pillole: con richiami operativi e normativi
Servizi di Consulenza
Utilizzo portale ICS con le ulteriori funzionalità (sezione dedicata alle verifiche di audit - compliance, Tableau de Bord, Controllo di Gestione, Risk Assessment, ….) e servizi di consulenza come di seguito indicati.
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Funzione di consulenza:
- Interventi di aggiornamento della normativa
- Consulenza su richieste specifiche sempre inerenti la compliance
- Monitoraggio e Aggiornamento dei collaboratori
- Attivazione del tool per la gestione delle segnalazioni di whistleblowing conformi al decreto n°24 del 10/03/2023
- Nomina di un referente come destinatario delle segnalazioni di whistleblowing
- Interventi di formazione in presenza
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Funzione di revisione interna:
- Verifica adeguatezza dell’assetto organizzativo
- Vigilanza sulla conformità del sistema di controllo interno
- Verifica della conformità dei sistemi informativi e delle principali normative
- Verifica dei sistemi di rilevazione contabile
- Verifica delle reti
(attività di controllo - accessi - mistery shopping)
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X Consulting Srl
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